Hoveddelen i et tilbud

Et tilbud kan være første henvendelse fra en virksomhed til en anden, eller det kan være svar på en forespørgsel. Afhængig af, om der er tale om første henvendelse eller om virksomhederne kender hinanden godt, kan et tilbud indeholde nogle eller alle følgende oplysninger:

• Indledning, der fortæller, hvorfra afsenderen kender modtageren.
• Faktadel, der fortæller, hvem afsender er, og giver de oplysninger, som modtager skal bruge.
• Konklusion, der fortæller modtageren, hvad man gerne vil have modtageren til at gøre.
• Afslutning, for eksempel: We look forward to hearing from you.

Her er faktadelen vigtig, og den kan for eksempel indeholde følgende oplysninger:

• Oplysninger om varen eller varerne, herunder kvalitet, størrelse og fremstillingsland
• Pris, herunder oplysninger om MOMS, samt introduktions-, kontant- og mængderabatter
• Leveringstid
• Betalingsbetingelser
• Tilbuddets gyldighed, dvs. hvor længe modtageren kan benytte sig af tilbuddet

Man kan også skrive, at man vedhæfter relevante information om varer, priser og leveringsbetingelser.

We attach a list of products, prices and terms of delivery.

I afslutningen er følgende en god formulering:

It would please us greatly to do business with you and we hope to receive your order.

Hvis virksomhederne har handlet sammen før, kan indledningen udelades, da den ikke er nødvendig.